1) Jaké údaje zpracováváme

• Identifikační a kontaktní údaje dítěte a rodiče: jméno, příjmení, rok narození dítěte, e‑mail/telefon rodiče, fakturační údaje.
• Údaje o účasti na akcích: název akce, termín, přihlášky, platby, docházka.
• Zdravotní omezení, alergie apod. (pokud nám je dobrovolně sdělíte pro bezpečné pořádání akce).
• Fotografie a audiovizuální záznamy dítěte a průběhu akce.

2) Účely a právní základy

• Organizace a realizace akcí, vedení účasti – plnění smlouvy s rodičem/zákonným zástupcem (GDPR čl. 6 odst. 1 písm. b)).
• Komunikace s rodiči, vyřizování dotazů a stížností – plnění smlouvy a/nebo oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f)).
• Účetní a daňové doklady – splnění právních povinností (čl. 6 odst. 1 písm. c)).
• Zdravotní informace potřebné pro bezpečné konání akce – výslovný souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) a čl. 9 odst. 2 písm. a)), případně ochrana životně důležitých zájmů v naléhavých situacích (čl. 6 odst. 1 písm. d) a čl. 9 odst. 2 písm. c)).
• Interní dokumentace a evidence průběhu akcí (neveřejné) – oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f)); u dětí vždy s přísnou minimalizací a omezeným přístupem.
• Propagace (zveřejnění fotek/videí na webu, sociálních sítích, v materiálech) – výslovný souhlas zákonného zástupce + současně souhlas se šířením podoby dle § 84–90 občanského zákoníku. Účast na akci není podmíněna tímto souhlasem.

3) Jak souhlas funguje

• Souhlas je dobrovolný, konkrétní a kdykoli odvolatelný. Odvoláním není dotčena zákonnost zpracování před odvoláním.
• Souhlasy oddělujeme: (A) pořízení záznamu a (B) zveřejnění/propagace. Zvlášť vyznačujeme kanály (web, sociální sítě, tisk) a dobu platnosti.
• Odvolání souhlasu: napište na f.a.bundschuh@weekendovky.cz; zveřejněné výstupy stáhneme/skryjeme v přiměřeném rozsahu s ohledem na sdílení na platformách třetích stran.

4) Příjemci a zpracovatelé

• Fotograf/ka, videomaker, grafické studio – pouze na základě smlouvy o zpracování a pokynů Organizátora.
• IT a cloudové služby (např. webhosting, e‑mail, úložiště), mailingové nástroje, poskytovatelé sociálních sítí(např. Meta/Instagram, YouTube), účetní apod.
• Aktuální seznam kategorií zpracovatelů:
  • Facebook – META pixel
  • Google – Google Analytics, Google AdWords
  • Seznam – Sklik
  • Distributorské společnosti – Česká pošta, PPL, Zásilkovna apod.
  • Poskytovatel interního informačního systému
  • Poskytovatelé platebních brán
  • Školy
  • Účetní firma
  • Banky
  • Spolupracující subjekty 

5) Předávání do třetích zemí

Pokud dochází k uložení nebo zveřejnění prostřednictvím služeb, jejichž servery mohou být mimo EHP (např. sociální sítě), spoléháme na rozhodnutí o odpovídající ochraně (je‑li k dispozici), případně na standardní smluvní doložky (SCC) a doplňková opatření. Podrobnosti poskytneme na vyžádání.

6) Doby uchování

• Přihlášky a organizační údaje: po dobu trvání akce + 1 rok pro obranu práv.
• Účetní doklady: dle zákona 10 let od konce účetního období.
• Zdravotní údaje sdělené pro akci: maximálně do ukončení akce + 1 měsíc, není‑li nutné déle (např. pojistné řešení), nebo do odvolání souhlasu.
• Nepublikované surové foto/video: nejdéle 6 měsíců (výběr, roztřídění, bezpečné smazání).
• Publikované propagační materiály (materiál může být publikován pro účely propagace na našich webových stránkách, nebo například na sociálních sítích, jako: Instagram, Facebook, Tiktok, Youtube, …): do odvolání souhlasu.

7) Bezpečnost a minimalizace

• Omezené přístupy, šifrované úložiště, zákaz veřejných galerií bez hesla, pravidelné mazání dle lhůt.
• Před zveřejněním provádíme kontrolu: neuvádíme plná jména dětí, nepřipojujeme seznamy tříd/účastníků.

8) Práva subjektů údajů

Máte právo na přístup, opravu, výmaz, omezení, přenositelnost (v relevantních případech), vznést námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu a odvolat souhlas. Také máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

9) Kontakty

S žádostmi a dotazy pište na f.a.bundschuh@weekendovky.cz.

10) Změny Zásad

Zásady můžeme aktualizovat, zejména při změně právních předpisů nebo našich procesů. Vždy zveřejníme aktuální verzi na www.weekendovky.cz a u významných změn upozorníme rodiče e‑mailem.